私は電話の対応が超絶ニガテです。
会社で電話取らなきゃいけない時はそれはそれは緊張します。
しかしひとりで留守番する時間帯もあるので電話応対もしています。
電話対応で、何ができないかというと…
[aside type=”boader”]- 相手の言ってることのニュアンスがわからない
- 電話番号をきちんと聞き取って書き取れない
- メモしながら話せない (話しながらメモとれない)
この中で一番わたしが辛いことは
電話番号を正確に聞き取って書き取れないこと
これができていれば担当者や他の人に助けてもらえるけれど、ここでしくじると終わりです(T . T)
全てのレベルで信頼を失います（涙）
相手の言ってることのニュアンスがわからない
実は今まであまり電話を取る業務をしていませんでした。
取ったとしても「〇〇さんいますか？」ぐらいで内線の操作を間違えなければOKでした。
なのであんまり気になってなかったのですが、いま勤めているところでは特定の人(お取引先とか)以外にお客様からの電話を受けるきとがあります。
地元の小さな会社なのでいろんなパターンがあるし、年配の方からの電話が多く話している内容をうまくつかめない時がよくあります。
今の会社は2年目に突入して、だいぶ他の人の仕事内容も理解してきて電話をかけてくる人が伝えたいことを想像できるようになりました。
しかし、伝言してみると
「お客様さんが言ってること違かったけど…」ってことも多々あります。
ごめんなさい(T . T) & ガッカリです。
電話番号を正確に聞き取って書き取れない
これは、わたしが数字に対して学習障害を併発してることと関連が深いだけかもしれませんが、電話番号を正確に聞き取って書き出せないです。
数字が絡んじゃうと全くダメ。
書いたものを読み上げて相手に確認すると、ほぼ間違ってしまうし、読み上げもスムーズに出来ないので、相手がお客様だとかなり印象悪いです。
顧客データにあるお客様ならなんとかなります。(名簿や実際の書類を確認しながら対応できるので…)
データに上がっていないお客様からの電話で、さらにナンバーディスプレイの付いてない電話だった時は最悪でした。
ナンバーディスプレイのない電話は、今時あまりないと思いますが…転職した時わたしのデスクの電話には付いていませんでした。
上司や営業職の人にはかなり迷惑かけたと思います。
原因がわかった今では、電話にナンバーディスプレイ機能と録音機能をつけてもらえました。
いろんな人に迷惑をかけずに済むので助かりました。
メモ取りながら話せない(話しながらメモ取れない)
自分で書いていて意味わかんないけど、そう言うことなのです(T . T)
重要そうなことをメモしてるつもりなんだけど、電話を切ると自分で書いたメモの意味がさっぱりわからない時があるし…
会話中の特定の事に注目しすぎて全体を捉えていない時もあります。
これも録音機能でかなり助かっています。
最近は、伝言した人に「その時相手はどんな感じだったか？」を聞かれるので、
- あせっていた
- 怒ってる感じがした
- 感謝していた
っていうのも伝えるようにするようにしています。
終わりに
なんかちょっと自虐ネタっぽいけど、電話にはかなり慎重に対応してます。
今まで運が良く、仕事として電話対応をする機会があまりなかったので、目立たなかった自分の一面です。
とは言っても、実際にわたしが電話を受けるのは、どんなに多くても1日10件くらいだと思います。
バンバン電話が鳴り響いてる職場でもないです。
アスペルガー症候群の社会人でも問題なく電話の対応ができる人もいると思います。
なのでこういう風になっちゃう人もいる。ってくらいにみてください。